Black Friday: cum își planifică Amazon sezonul de vârf și ce poți învăța

un articol scris de Adriana Florența Pălășan

Amazon învață constant din experiențele anuale și implementează modificări pentru a-și optimiza procesele și resursele, cu scopul de a crește satisfacția clienților. Deși impactul acestor schimbări asupra furnizorilor (vânzătorii din platformele de fulfillment) poate fi discutabil, inițiativele Amazon și momentul în care acestea sunt comunicate sunt interesante.

Aproape două decenii în urmă, unul dintre cursanții mei și-a schimbat locul de muncă, ocupând poziția de logistic manager la o companie multinațională producătoare de articole cosmetice și de îngrijire personală. Am fost să-l vizitez la noul loc de muncă, unde am avut o discuție interesantă. Mi-a luat ceva timp să procesez informațiile și să le consider normale, având în vedere lipsa de reguli și procese pe piața noastră la acea vreme.

Compania respectivă își externalizase operațiunile de depozitare către un operator logistic care trebuia să presteze și servicii cu valoare adăugată, precum pregătirea pachetelor cadou pentru Crăciun. Vizita mea a avut loc în august, cam pe vremea aceasta, iar cursantul mi-a explicat că încă din iunie au adus marfa necesară pentru pachetele de Crăciun, astfel încât operatorul logistic să aibă timp să le asambleze în perioadele mai libere ale zilei, pentru a fi gata până în octombrie. Astfel, se evitau presiunile asupra resurselor și costurile suplimentare pentru orele suplimentare. Deja costurile de depozitare și cele asociate aducerii anticipate a mărfii erau calculate cu mai bine de trei luni înainte.

Cireașa de pe tort a fost momentul în care i-am cerut să schimbăm numerele de telefon mobil, iar el mi-a spus că nu are telefon de serviciu, deoarece poziția de logistic manager nu o cerea, iar programul său de lucru era de la 8:30 la 16:30.

Cei care au trăit acele vremuri sau chiar și astăzi pot înțelege perplexitatea mea, având în minte apelurile nocturne ale șoferilor de la graniță pentru documente lipsă. Dar asta este istorie, iar acele vremuri ne-au ajutat să evoluăm.

Astăzi, Amazon a adoptat o abordare similară pentru a-și optimiza operațiunile în centrele de fulfillment, chiar și în perioadele cu fluctuații sezoniere. Un anunț adresat vânzătorilor de pe platforma de marketplace, în data de 5 august, a comunicat că termenul limită pentru reaprovizionarea stocurilor pentru Black Friday a fost devansat cu o săptămână față de 2023. Scopul acestei măsuri este de a menține viteza de livrare promisă de Amazon, chiar și în perioadele aglomerate ale anului, ceea ce în 2023 nu a fost posibil în totalitate.

Termenul limită pentru aprovizionare este 19 octombrie, aplicabil pentru toate stocurile vânzătorilor care utilizează centrele de fulfillment ale Amazon. Vă puteți imagina complexitatea calculelor din spatele acestei decizii și măsura în care tehnologia și inteligența artificială sunt utilizate astăzi pentru a sprijini aceste procese?

Amazon a sugerat ca marfa să fie livrată în lunile august și septembrie, perioade în care operațiunile de ieșire sunt mai puțin aglomerate. „Echipele noastre din centrele de fulfillment se vor concentra pe primirea stocurilor în septembrie și octombrie, pentru a vă asigura că produsele dumneavoastră sunt plasate în centrele potrivite înainte de perioada de vârf”, a declarat Amazon. „În noiembrie și decembrie, ne vom concentra pe procesarea comenzilor clienților, deoarece aceasta este cea mai aglomerată perioadă a anului.”

Amazon dispune de un sistem de gestionare a sloturilor de timp (Time Slot Management) extrem de bine organizat, utilizând eficient docurile și personalul de descărcare și recepție. Vânzătorii care nu respectă termenul limită pentru livrarea stocurilor vor fi norocoși să găsească sloturi de livrare disponibile în depozitele Amazon. Compania a declarat că va avea sloturi limitate pentru a accepta expedieri în noiembrie și decembrie, concentrându-se pe asigurarea livrărilor rapide, folosind toate docurile disponibile pentru a onora livrările la timp.

O planificare similară, deși la scară mai mică, poate fi observată zilnic în operațiunile din retail, unde, de exemplu, dimineața se fac recepțiile de marfă, iar după-amiaza comenzile sunt pregătite pentru livrare în timpul nopții sau a doua zi.

Amazon a stabilit o planificare a recepțiilor în această perioadă, cu un termen destul de generos, chiar și pentru cei care utilizează transportul naval pentru aprovizionarea centrelor. Conform contractelor, vânzătorii rezervă și plătesc un anumit spațiu de depozitare în centrele Amazon. Limitele de capacitate variază în funcție de categoria de client, dar vânzătorii pot utiliza instrumentul Amazon Capacity Manager pentru a solicita o creștere a spațiului de depozitare contra cost.

O astfel de creștere a volumelor, bazată pe prognoze, în lunile august și septembrie, reduce anticipat spațiul disponibil în depozite, astfel că pot apărea limitări punctuale de locații până la creșterea volumelor de vânzare. Amazon preconizează că are suficient spațiu pentru a oferi fiecărui vânzător stocuri medii pentru șase luni. În 2023, Amazon a putut oferi o capacitate mai mare de stocare în octombrie, înainte de startul vânzărilor sezoniere.

Amazon a anunțat că, începând cu 1 iulie, nu va mai percepe taxa de depășire a capacității, care era calculată zilnic, pentru a permite vânzătorilor să livreze volume mai mari. Aceasta aduce avantaje în ceea ce privește transportul, simplificarea operațiunilor și gestionarea eficientă a stocului alocat pentru sărbători.

Amazon a creat un model cu aplicabilitate regională de onorare a comenzilor și face o planificare în avans a acestora, resurselor umane și spațiului, astfel încât zilele de sezon să fie alocate exclusiv vânzărilor.

Aceste practici pot fi adaptate și implementate parțial sau integral în funcție de contextul și industria afacerii dumneavoastră.